时间管理

彼得·杜拉克曾经担任美国某家大型银行总裁的顾问。这位总裁十分讲究做事方法。他们每次会面的时间都是九十分钟，在这段时间里，不准有任何电话打进来，但有两个例外，一个是美国总统，另一个是他太太。

不过，他的夫人从来没有在上班的时候打扰过他，而美国总统也很少打电话进来。不管是什么理由，秘书小姐都不能在中途把头探进来，干扰两人的谈话。在刚好过了八十分钟之后，这位总裁会要求杜拉克把当天的讨论作个结论，并且把下次会面的时间订好。通常他们每次只谈一个问题，而这位总裁在事前会作好充分的准备，杜拉克也会仔细地把准备工作做好。 把会面的时间限定在九十分钟，原因很简单，因为包括这位总裁在内，没有人能在短短几分钟里，把重要的问题讨论完毕，必须要有充足的时间才行。

但另一方面，过了九十分钟以后，这位总裁就没有办法那么专心了，他的精神集中在某件事情的最大限度，大约是九十分钟。

时间管理的基本原则

.注意力集中的限度 人把注意力集中在某件事情上的时间，有其自然的限制。不管是谁，如果连续演说五个小时，效果都会大打折扣，因为他一定会重复已经说过的话。如果工作的时间超过了注意力集中的限度，就会收到反效果，觉得工作苦不堪言。因此，在规划工作的进度时，一定要把这个因素考虑在里面。

.适当的时间 如果有重要的工作必须完成，则一定要保留充裕的时间。例如，没有人能够在五分钟的面谈当中，就真正了解别人。不过，假定连续四天每天花五分钟在某件事上面，虽然加起来总共有二十分钟，但还是没有用。把时间分散地运用，等于还是浪费掉了。对重要的事情来说，必须每次都有充裕的时间来完成它。

.对事情的专注 想有效地运用时间，就得专心才行。这要实际去做才能体会得到，在做某件事的时候，必须排除电话和访客等干扰因素。同时，一次只专注在一件事情上面，也是有必要的。 造成时间浪费的基本原因 事前的准备时间不够。例如，在召开委员会议之前，如果没有提早把会议大纲传给与会者，让他们有足够时间阅读，那么会议通常会拖得很长，这没有必要。 冗员过多。如果多数员工一整天都没有什么事情要做，就会妨碍彼此的工作，并引起不必要的问题。如果公司主管每天必须把十分之一以上的时间拿来处理人际问题，那就清楚地表示公司的冗员过多。 花在开会上的时间越来越多。这往往是因为工作规划不当所造成，未能很好地控制会议，以致于一直延长下去，这会造成大量的时间和精力的浪费。 相关资讯不足或资讯不正确。把时间用来收集或整理不必要的资讯或把这些资讯传播出去，都是在浪费时间。

提升时间管理的效率

假定公司主管告诉下属说，“有问题的话，随时可以来找我。”那么可能每隔几分钟就有人来找他。这样的话，既没办法专心做任何事情，也没有属于自己的时间。要解决这个问题，可以重新规划自己的工作时间表，要求下属在特定的时间来找他，例如上午十一点到十二点之间，或下午三点到四点之间。这么做，一方面能有充裕的时间去做别的事，也能够专心把这些事情做好。

记录

每个人都应该有个时间记录表，也就是每天把每个小时做了什么事都记下来，这种日志能够精确地记录主管每天所做的事，包括写东西，请别人把口述的东西记下来，接电话，接见访客，指导下属，或是吃午餐，以及参加社交活动等。有些主管认为没有必要把这些事情记下来，因为他们自认为能够完全掌握时间的支配。不过，在这些琐事方面，人的记忆力是靠不住的，因此必须仔细地把这些事情记下来，才能知道时间是怎么花掉的。 时间记录的分析 在做了时间记录后，进一步分析，才能知道有没有把时间浪费在不必要的事情上面，或是不是因为时间分配不够而浪费掉了。同时，这么做了可以知道应该如何把适当的时间用在重要的工作上。 如何减少浪费时间 为了尽量减少时间的浪费，有三个问题必须考虑：

自己是不是把时间花在没什么价值的事情上面。

有没有什么事情最好是交给下属去做。

自己有没有浪费别人的时间。

管理时间

企业主管通常会因为工作而把自己弄得精疲力竭，或充满挫折感，然后对工作提不起劲来。当一个人没有精神的时候，时间就是没有价值的。有意提升自己绩效的主管应该先从改善时间管理做起。

第一步很简单，就是完全做到守时，凡事都不迟到。同时，他应该在事前做好规划，把事情分成两个部分，第一个部分是重要的事情，第二个部分则是自己不喜欢做的事情。每件事都应该列出预定完成的时间，然后观察自己做得如何。时间管理可以看成一种自我教育和自我要求的过程。时间管理并不需要投资任何金钱，但做得好的话，却可以获得很大的好处。

在时间管理方面，有个最重要的法则：把最重要的事情，摆在自己精神最好的时候来做。 有一位主管每天一大早就开始在家里的书房工作，这段时间不接任何电话，并且大约用九十分钟的时间，把当天最重要的事情处理完毕。 一般人通常在上午的时候精神最好，而不是在晚上吃过晚餐以后。因此，这位主管的作法很值得参考。